Presenze , Accessi o Produzione?

Spesso ci troviamo a discutere con alcuni clienti di Rilevazione Dati senza conoscere esattamente la differenza tra le molteplici finalità e modalità di rilevazione e gestione degli stessi.

Per questo riteniamo opportuno effettuare un chiarimento su un aspetto fondamentale del mondo della “rilevazione dati”, ovvero la distinzione tra differenti metodologie di trattamento dei dati.
Quali sono gli scenari possibili?

Scenari 

APERTURA PORTE E CANCELLI
Utilizzo di apparecchiature semplici, economiche e stand alone per l’automazione dell’apertura di varchi, senza particolare attenzione alla gestione di particolari politiche di accesso. L’obiettivo principale è l’agevole APERTURA DEL VARCO ai soggetti ABILITATI.

SICUREZZA
Rilevazione dei TRANSITI ai fini del rispetto e della garanzia della SICUREZZA dei SOGGETTI (a prescindere dalla loro natura), in riferimento alla normativa vigente.


RILEVAZIONE PRESENZE PER LE RETRIBUZIONI
Rilevazione delle timbrature di INIZIO e FINE della giornata lavorativa ai fini della GESTIONE PRESENZE, del controllo del rispetto degli orari di lavoro e della RETRIBUZIONE del dipendente.




TEMPI DI LAVORO
Rilevazione delle timbrature di INIZIO e FINE delle attività lavorative o delle lavorazioni su COMMESSA ai fini del controllo della PRODUTTIVITA’.



Nella nostra filosofia, condivisibile in generale come criterio assoluto di valutazione della problematica, il primo e il secondo scenario (a livelli diversi) prendono il nome di CONTROLLO ACCESSI, il terzo di RILEVAZIONE PRESENZE, il quarto di GESTIONE TEMPI E ATTIVITA’ LAVORATIVE.

Nella maggior parte dei casi, le suddette problematiche vengono gestite con apparecchiature hardware e con software distinti, ovviamente integrabili in una base dati unica per poter condividere gli eventuali dati anagrafici o altre informazioni comuni.

CONTROLLO ACCESSI

Nel CONTROLLO ACCESSI BASE, ottimizzato e semplificato al massimo, si deve consentire a utenti preposti l’abilitazione (o la cessazione) delle tessere senza l’utilizzo di un software, ma semplicemente attraverso tessere MASTER in grado di programmare il lettore in modo fisico.

Nel CONTROLLO ACCESSI AVANZATO devono poter essere impostate politiche di accesso che consentano l’abilitazione di tessere in particolari giorni o fasce orarie, con particolari accorgimenti (vedi anti pass-back), con particolari percorsi. Tutti i transiti devono poter essere monitorati attraverso appositi report e deve essere possibile disporre di una base dati storica.

Nella configurazione ideale dovrebbero essere gestiti anche i visitatori o i soggetti esterni all’azienda, figure che hanno un rapporto costante con l’azienda pur non essendone parte integrante, come clienti o fornitori, o soggetti che possono visitare l’azienda anche solo per una volta, come candidati, potenziali fornitori o potenziali clienti, promotori, ecc..

Tutte queste figure, ovviamente non gestite a livello di RILEVAZIONE PRESENZE, devono essere tutelate dal momento in cui varcano la soglia dell’azienda, sia ai fini della loro sicurezza che allo stesso modo per la sicurezza dell’azienda con una duplice finalità:

RIDURRE al minimo le responsabilità e le conseguenze generali in caso di un eventuale incidente;
PROTEGGERE l’azienda dall’accesso di personale non autorizzato o malintenzionato

La soluzione ottimale prevede l'adozione di TORNELLI, la presenza di un PRESIDIO/GUARDIANIA e la configurazione di un SOFTWARE DI GESTIONE DELLE POLITICHE DI ACCESSO.

 

 

RILEVAZIONE PRESENZE

Nel caso della RILEVAZIONE PRESENZE si devono gestire problematiche completamente differenti, legate anzitutto alle sole figure che hanno un rapporto di lavoro (di dipendenza o collaborazione) costante e regolamentato con l’azienda.
In questo ambito ci si concentra su azioni e processi mirati che devono portare principalmente al calcolo della retribuzione dei dipendenti ed al rispetto delle norme comportamentali previste dai contratti collettivi nazionali del lavoro e dai contratti integrativi aziendali.

La tutela dell’azienda e del lavoratore in questo caso non è legata e determinata dal suo ACCESSO all’interno dell’azienda, ma al suo comportamento nei confronti dell’ORARIO DI LAVORO e degli istituti ad esso legati. Fondamentale in questo ambito non è sapere se il dipendente si trova all’interno o all’esterno dell’azienda o quante volte ha varcato la sua soglia, bensì se sta prestando attività lavorativa per l’azienda (e quanta) o meno, ovunque si trovi.

E’ doveroso sottolineare come si riveli obiettivo strategico della rilevazione presenze anche la produzione di STATISTICHE legate alle prestazioni lavorative del dipendente, quali l’assenteismo (regolato e controllato anche da appositi istituti/enti – vedi ISTAT), l’andamento delle prestazioni straordinarie, la regolarità delle malattie, ecc… Tutto questo attraverso la raccolta e l’analisi dinamica dei dati rilevati all’interno della rilevazione presenze.

Non ultima la gestione dell’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE per cui diventa fondamentale in certe realtà, utilizzare strumenti di PIANIFICAZIONE delle assenze e verifica delle coperture con l’obiettivo di consentire ad ogni reparto/ufficio di organizzare al meglio il presidio del luogo di lavoro.

La soluzione ottimale prevede l'adozione di 
TERMINALI DI RILEVAZIONE PRESENZE CON DISPLAY, di un SOFTWARE DI GESTIONE PRESENZE INTEGRATO CON PAYROLL, di SISTEMI DI DATAWAREHOUSE PER L’ANALISI DEI DATI e di SISTEMI DI WORKFLOW PER IL DECENTRAMENTO DEI PROCESSI AUTORIZZATIVI E PER LA PIANIFICAZIONE DELLE ASSENZE.

GESTIONE TEMPI E ATTIVITA' LAVORATIVE

Ciò che invece caratterizza la GESTIONE TEMPI E ATTIVITA’ LAVORATIVE è l’incrocio dei dati provenienti dalla gestione presenze con i dati rilevati da appositi strumenti di rilevazione dei tempi di “commessa” o lavorazione, con l’obiettivo di determinare la PRODUTTIVITÀ di ogni risorsa confrontandone il tempo “retribuito” con il tempo “effettivamente produttivo”.

In questo caso è opportuno utilizzare 
TERMINALI DI RILEVAZIONE TEMPI O PENNE OTTICHE PER BARCODE, STRUMENTI DI TIMESHEET WEB PER IMPUTAZIONE DELLE ATTIVITA’, un SOFTWARE DI GESTIONE COMMESSE INTEGRATO CON PRESENZE/PAYROLL/GESTIONALE, SISTEMI DI DATAWAREHOUSE PER L’ANALISI DEI DATI e SISTEMI DI WORKFLOW PER IL DECENTRAMENTO DEI PROCESSI AUTORIZZATIVI E PER LA PIANIFICAZIONE/ASSEGNAZIONE DELLE ATTIVITA’.



Con questa breve descrizione si è cercato di comunicare la reale varietà di METODI e OBIETTIVI che interessano la problematica del “rilevamento” delle presenze, che spesso per mancanza di informazione è oggetto di scorrette interpretazioni e conseguenti criticità gestionali.

 

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